Vacature

Management Ondersteuning

Meer info/solliciteren
  • 38 uren per week
  • 2120 ~ 3005 salaris
  • Niveau: MBO - 4
  • Locatie: Utrecht
  • Reageren vóór 30 november 2022

Vacatures filteren

Salaris

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. Meer info

Wat ga je doen?

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Ben jij op zoek naar een functie waarmee je een daadwerkelijke bijdrage kunt leveren aan vrede en veiligheid maar dan als burgermedewerker binnen Defensie? Wil je werken met complexe IT systemen die je zeker niet overaltekenkomt? Kijk dan eens of de onderstaande functie iets voor je is.

Word Management Ondersteuner!

Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland? Ga aan de slag als beheerder bij Defensie!

Wat ga je doen?

  • Zelfstandig organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van een aantal leden uit het programma GRIT.
  • Secretarieel (administratief) beheer, waarbij je rekening houdt met gestelde prioriteiten;
  • Secretariële ondersteuning ten behoeve van een aantal leden van het programma GRIT;
  • Het afhandelen van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
  • Het fungeren als vraagbaak c.q. Front-office;
  • Het op basis van inschatting van belang en urgentie, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
  • Het verstrekken van informatie van algemene en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
  • Het verzorgen van verslaglegging en notulen;
  • Het uitwerken en opstellen van stukken en verzorgen van correspondentie op globale aanwijzing;
  • Het verlenen van administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
  • Het ontvangen en te woord staan bezoekers;
  • Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
  • Het genereren van (management)overzichten;
  • Fungeren als vraagbaak c.q. Front-office;
  • Aanleveren van gegevens en overzichten en genereren van (management)informatie;
  • Contacten gericht op informatieverstrekking;
  • Het maken van PowerPointpresentaties

Wie zoeken we

Wat vragen we:

Kwalificaties Kennis/Opleidingseisen:

  • MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur afgeronde opleiding op het gebied van secretarieel of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment.

Ervaringseisen:

  • (Enige) relevante werkervaring met name op het gebied van management ondersteuning, het werken met outlook en het opstellen van powerpointpresentaties.

Overige kennis en vaardigheden:

  • Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint;
  • Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
  • Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
  • Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
  • Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
  • Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
  • Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Wij zijn ons ervan bewust dat wellicht niet voor de volle 100% voldaan kan worden aan de gestelde kwalificaties, maar we vinden goede motivatie, aangevuld met relevante (werk)ervaring, net zo belangrijk.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.100 bruto per maand
Maximum salaris: €3.000 bruto per maand
Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling.
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien
Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Voor Defensie is het helder: gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met een inclusieve organisatie onze taak, Beschermen wat ons dierbaar is, het beste kunnen uitvoeren en voorbereid zijn op ontwikkelingen in maatschappij en de wereld. Als het gaat om de afkomst, geloofsovertuiging, sekse of gender van onze militairen en burgermedewerkers willen we zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van ons veelzijdige land.

De afdeling Defensie Materieel Organisatie

Waar ga je werken?

De werkzaamheden worden verricht binnen afdelingen Ondersteunde Staf, GrIT en het Expertise Centrum, organisatorisch ondergebracht binnen het
Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Ondersteunende Staf

De afdeling Ondersteunde Staf bestaat uit een viertal secties te weten: een sectie Bestuursondersteuning (BO), een sectie IT Auditing (ITA), een
sectie Communicatie en een Sectie Management Ondersteuning (MO).

Expertise Centrum

De afdeling Expertise Centrum (EC) faciliteert de productieafdelingen en de andere organisatie-elementen van het JIVC door het borgen van
uniforme methodes en technieken, producten- en dienstenmanagement, hoogwaardig vakmanschap en de flexibele inzet van schaarse en/of
generieke expertise. Hiermee draagt de afdeling bij aan het standaardiseren van de interne bedrijfsvoering, het verhogen van de kwaliteit van de
productie en het vergroten van de flexibiliteit van de productiecapaciteit. Aangezien voor het JIVC als IT-bedrijf voortdurend verbeteren van belang is,
draagt de afdeling bij aan de daarbij behorende verbetering van processen en de ontwikkeling van medewerkers.

Defensie Materieel Organisatie

De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.
Wil je meer weten over DMO? Bekijk de video van DMO hier: https://www.defensie.nl/organisatie/dmo.

Bijzonderheden

  • Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Defensie DMO is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, Verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen daarom graag jou/u uit om te solliciteren op deze functie!